Количественная и качественная приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с «Инструкцией о сроках и порядке составления рекламационных актов на импортные товары и направлении этих актов внешнеторговым объединениям». Эта инструкция является обязательной как для грузополучателей и заказчиков импортных товаров, так и для внешнеторговых объединений.

Грузополучатель (оптовая база, магазин) обязан произвести надлежащий осмотр полученного товара, проверку количества, качества, ассортимента и комплектности.

В случае если будут обнаружены недостача товара, несоответствие ассортимента (пересортица), некомплектность, недоброкачественность, повреждение или порча товара, грузополучатель обязан надлежаще оформить рекламационный акт и все необходимые документы для заявления претензии иностранному поставщику.

Рекламационный акт составляется грузополучателем с участием эксперта Управления товарных экспертиз Торгово-промышленной палаты России, а при отсутствии эксперта ТПП рекламационный акт составляет грузополучатель с привлечением компетентного представителя незаинтересованной организации (торгового отдела исполкома местного Совета народных депутатов, а при отсутствии его -представителя другой организации, не входящей в ту же систему, что и грузополучатель).

Рекламационный акт печатается на пишущей машинке, скрепляется печатью Управления товарных экспертиз, а в случае составления акта с участием представителей незаинтересованной организации – печатью грузополучателя.

В рекламационном акте не допускаются помарки и подчистки, а исправления должны быть специально оговорены и подтверждены подписями составителей акта.

В рекламационном акте должны быть указаны:

а) номер контракта, номер транса, количество мест в партии, название и адрес иностранного поставщика, наименование товара, дата получения товара грузополучателем, номер коносамента или железнодорожной накладной и другие документы, выданные транспортными организациями;

б) наименование грузополучателя;

в) количество товара, указанное в упаковочном листе, спецификации, а также в коносаменте или железнодорожной накладной и других документах транспортной организации, фактическое количество, установленное составителями акта; недостача товара по количеству против указанного в сопроводительных документах;

г) некомплектность, несоответствие качества или ассортимента товара условиям контракта;

д) состояние тары и упаковки; если состояние тары и упаковки могло повлиять на недостачу товара, привести к повреждению его или порче, то в акте дается подробное описание тары, наружной и внутренней упаковки;

е) маркировка на таре и на товаре;

ж) заключение составителей акта;

з) время и место составления акта.

В заключении должны быть указаны:

фактические данные о недостаче товара, несоответствии ассортимента или некомплектности, если таковые будут установлены при приемке товара;

фактическое количество товара, не соответствующего условиям контракта или несоответствия товара по качеству ;

процент, на который уменьшается стоимость товара в связи с обнаруженным несоответствием качества; при возможности указывается причина недостачи (недовложение, хищение в пути и др.) или образования дефекта.

Нельзя указывать в акте стоимость товара в розничных ценах.

Рекламационные акты необходимо составлять отдельно по каждому иностранному поставщику и на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

К рекламационному акту должны прилагаться подлинные транспортные документы, коммерческие акты, акты о вскрытии контейнеров, расчеты о фактическом ущербе и др. Указанные документы в семидневный срок направляются заказчику (оптовой базе), а при транзитной поставке – внешнеторговому объединению не позднее чем за 20 дней до истечения срока на предъявление претензии, установленного контрактом с иностранным поставщиком.