Необходимое условие сохранности товарно-материальных ценностей в предприятиях торговли  правильно поставленный  учет и  контроль  за  денежной  выручкой.

В торговле для учета денежной выручки и осуществления расчетов с покупателями за проданные товары используются механические контрольно-кассовые машины.

В отличие от непосредственного приема денег продавцами контрольно-кассовые машины обеспечивают точный учет и контроль за денежными поступлениями, быстрые и правильные расчеты с покупателями, наглядность и простоту расчетов за проданные товары, высокую производительность труда работника, принимающего деньги от покупателя, создание условий,  исключающих хищение денег.

На кассовых машинах производится учет всех денежных сумм, поступающих в оплату за товары, что позволяет в любое время узнать размер выручки. С их помощью можно изучать покупательский спрос, определять количество обслуженных покупателей. Наличие контрольной ленты, на которой фиксируется каждый чек, дает возможность проверить их правильность и затрудняет подделку. Операции на кассовой машине проводятся значительно быстрее, чем при получении денег продавцами. Это ускоряет обслуживание покупателей, повышает культуру торговли.

В соответствии с действующими правилами прием денег от покупателей непосредственно продавцами допускается только в мелкорозничных предприятиях-палатках, киосках, ларьках и в магазинах, где не более трех рабочих мест продавцов. В остальных предприятиях торговли деньги от покупателей принимаются через контрольно-кассовые машины. Работают на кассовых машинах, как правило, кассиры. Однако эту работу обязан знать и продавец, который в случае необходимости должен заменять кассира.

В соответствии с действующим ГОСТ 11476  72 контрольно-кассовые машины подразделяют на две группы: А и Б. Первая группа машин имеет визуальные показания денежных счетчиков, вторая  снабжена устройством, печатающим показания денежного счетчика.

В настоящее время отечественной промышленностью выпускаются следующие виды механических и электронных контрольно-кассовых машин: контрольно-кассовые машины типа КП, ОКА-1401, ОКА-4401, ОКА-4401ц; электронные контрольно-регистрирующие машины Искра-302А и Искра-310. Наряду с этими типами в эксплуатации еще находятся контрольно-кассовые машины, выпуск которых прекращен (КС, КО, КИ, КА, КР и др.), а также машины иностранного производства («Сведа», «Зекура», «Хугин»).

Несмотря на большое количество разновидностей, во всех кассовых машинах различают следующие основные функциональные группы: установочную, индикаторную, счетную, печатающую, приводную, замыкающую и базисную и др.

Установочная группа предназначена для набора денежных сумм, установки шифра, суммирующего счетчика и включения машины в рабочий цикл. Индикаторная группа показывает денежную сумму, проведенную через кассовую машину, позволяя кассиру следить за правильностью своей работы. Индикатор бывает одно- и двусторонним. В первом случае смотровое окно расположено со стороны кассира, при двустороннем  также и со стороны покупателя.

Счетная группа состоит из набора суммирующих, контрольных и операционных счетчиков. Основными являются суммирующие счетчики, где автоматически нарастающим итогом отражаются суммы, проведенные через кассовую машину. Контрольные счетчики учитывают перевод суммирующих счетчиков на нули и количество открываний заслонки этих счетчиков. Операционные счетчики показывают количество операций, проведенных через кассовую машину при выдаче чеков.

Печатающая группа предназначена для печатания чеков и контрольной ленты.

Приводная и передаточная группы служат для приведения в действие всех частей кассовой машины и передачи вращения на суммирующие счетчики, чекопечатающий механизм и индикатор. Приводной механизм может быть ручным и механическим (электрическим). Электропривод облегчает труд кассира, повышает производительность его труда, ускоряет обслуживание покупателей.

Работа на контрольно-кассовой машине, кассовые операции и расчеты с покупателями производятся на основе рекомендаций Министерства торговли России от 6 августа 1968 г. № 0133  75 и норм технического оснащения магазинов государственной торговли, утвержденных приказом Минторга России от 27 февраля 1978 г. № 50, а также других регламентирующих документов.

Порядок ведения кассовых операций и эксплуатации кассовых машин определяется специальными правилами и инструкциями.   В  основном  они  сводятся  к  следующему.

Перед началом работы необходимо снять чехол и протереть машину от пыли, включить привод, а при работе на ручном приводе  поставить ручку на место, открыть заслонку суммирующих счетчиков и записать их показания, а также показания контрольных счетчиков в книгу кассира-операциониста. После этого следует открыть дверцу чекопечатающего механизма, проверить красящее устройство, перевести нумератор на нули, установить дататор на требуемую дату.

Затем нужно установить контрольную ленту (работать без контрольной ленты запрещено), предварительно подписанную кассиром и представителем администрации магазина, причем на ленте должен быть указан номер кассовой машины, показания денежных суммирующих и контрольных счетчиков, дата, часы и минуты начала работы. Вслед за этим необходимо заправить чековую ленту, подключить кассовую машину к электросети и проверить правильность установки даты, нумератора и ясность оттиска, для чего надо напечатать два-три нулевых чека.

После окончания работы кассир подсчитывает и сдает денежную выручку, составляет кассовый отчет, оформляет денежные документы. Представитель дирекции (старший кассир) записывает показания суммирующих счетчиков в книгу кассира-операциониста, снимает контрольную ленту и подписывает ее вместе с кассиром. При этом на ленте указывается номер кассовой машины, дата, время окончания работы и показания суммирующих счетчиков. После этого машина закрывается, а ключи от нее сдаются администрации магазина.

Кассовую машину необходимо содержать в чистоте и строго соблюдать правила ее эксплуатации.

Кассиры и продавцы, допущенные к работе на кассовых машинах, должны хорошо знать правила определения признаков платежеспособности билетов Государственного банка России, государственных казначейских билетов России и металлической монеты, а также порядок инкассации денежной выручки.