Инвентаризация материальных ценностей в магазине

Необходимое условие контроля за сохранностью социалистической собственности в предприятиях торговли  инвентаризация товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Основные задачи инвентаризации:

контроль за сохранностью государственных ценностей и средств путем сопоставления фактического наличия их с данными учета;

выявление товаров устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, а также неходовых, залежавшихся и излишних товаров и других ценностей:

проверка организации хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Инвентаризация ценностей в магазинах и других предприятиях розничной торговли проводится периодически  на протяжении года не менее двух раз и при переоценке товарно-материальных ценностей. При этом, если переоценке подлежит более одной трети всех товаров и других ценностей (по сумме в денежном выражении), находящихся под отчетом у того или иного материально ответственного лица (заведующего магазином, отделом, секцией и т. п.) или бригады, проводится полная инвентаризация всех ценностей, включая и не подлежащие переоценке. Если переоценке подлежит менее одной трети всех ценностей, находящихся под отчетом у того или иного материально ответственного лица или бригады, разрешается проводить инвентаризацию только тех ценностей, которые подвергаются переоценке. Инвентаризация проводится при передаче ценностей одним материально ответственным лицом другому после краж и стихийных бедствий (пожар, наводнение и т. д.); при установлении фактов хищений и злоупотреблений; при проведении документальных ревизий торговых предприятий. При материальной ответственности за ценности нескольких работников инвентаризацию нужно проводить, если увольняется или временно выбывает один из них (при условии, если бригада настаивает на инвентаризации) и во всех случаях, когда выбывает бригадир (болезнь, отпуск, уход с работы).

Инвентаризацию ценностей проводит инвентаризационная комиссия, назначаемая руководителем организации (предприятия) в составе представителя вышестоящей организации (или предприятия), назначившей инвентаризацию (председатель комиссии), счетного работника и материально ответственных работников (при бригадной материальной ответственности в инвентаризации обязательно должен участвовать бригадир и его заместитель и члены бригады). Назначение инвентаризационной комиссии оформляется письменным распоряжением. Одновременно с распоряжением председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей и денежных средств должна проводиться внезапно. Запрещается на одном и том же предприятии проводить инвентаризацию в одно и то же число месяца.

Товары к инвентаризации можно подготовить только в присутствии инвентаризационной комиссии.

Запрещается проводить инвентаризацию в одном и том же торговом предприятии одному и тому же работнику вышестоящей организации два раза подряд.

Если инвентаризация проводится в отсутствие материально ответственного лица (болезнь, выбытие и т. д.), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то в состав комиссии должен быть включен представитель управления (отдела) торговли исполкома городского (районного) Совета народных депутатов или представитель посторонней организации, уполномоченный для участия в инвентаризации исполкомом местного Совета.

Инвентаризационные комиссии обязаны проводить инвентаризации ценностей в установленные сроки. Они несут ответственность по закону за полноту и точность внесенных в инвентаризационную опись ценностей. Запрещается включать в опись ценности но книжным данным или со слов материально ответственных лиц. За внесение в опись заведомо неправильных данных с целью сокрытия хищений и растрат лица, проводившие инвентаризацию ценностей, привлекаются к уголовной ответственности. Если члены инвентаризационной комиссии при снятии остатков допустили небрежность (пропустили отдельные товары, дважды внесли в опись одни и те же товары, неправильно записали наименования или артикулы товаров и т. п.) на них налагаются дисциплинарные взыскания.

Инвентаризация должна проводиться в кратчайшие сроки (в магазине  не более двух дней) для того, чтобы прекращение операций не отражалось на работе предприятия. Инвентаризацию в магазинах следует проводить в выходные дни или во внеурочные часы, не закрывая розничное торговое предприятие, а также применяя практику переучета ценностей по отделам (секциям).

В тех случаях, когда инвентаризация ценностей не заканчивается в один день, при перерывах на обед лица, участвующие в проведении инвентаризации, должны покидать помещение одновременно. В этом случае помещение закрывается, пломбируется или опечатывается, при этом ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные ценности, а пломбир (печать)  у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные ведомости должны храниться в закрытом ящике (шкафу) предприятия.

При проведении инвентаризации в торговом предприятии инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия ценностей, обязана:

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;

снять остатки наличия денежных средств в кассах и установить выручку текущего дня;

проверить правильность всех весоизмерительных приборов;

получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей или реестры приходных и  расходных документов;

взять у материально ответственных лиц подписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию или 178 переданы инвентаризационной комиссии и что никаких документов и наличных денег у них не осталось.

Эта подписка составляется по следующей форме:

Я, (мы) нижеподписавшийся(мшеся) даю (даем) настоящую подписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товары и тару включены в товарные отчеты, сданы в бухгалтерию и к моменту проведения инвентаризации все товары и тара, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Никаких документов и наличных денег на руках у меня (нас) не осталось. Остатки на момент инвентаризации по моим (нашим) записям составляют: подписи

Оставлять какие-либо документы по приходу или расходу товарно-материальных ценностей на руках у материально ответственных лиц запрещается.

После оформления подписки и проверки последнего товарного отчета инвентаризационная комиссия расставляет работников секции (отдела), магазина для подборки, группировки и подсчета товаров по артикулам, сортам и ценам. На подобранный и предварительно подсчитанный товар выписывается «паспорт-ярлык» в одном экземпляре лицом, подбирающим и подсчитывающим товар. В паспорте-ярлыке указывается наименование товара, его артикул, сорт, цена и количество. Заполненный ярлык подписывает член бригады, подсчитывающий товар.

По мере окончания подборки председатель вместе со всеми членами комиссии (счетным работником и материально ответственными лицами  членами бригады) лично проверяет подобранные и подсчитанные товары в порядке их расположения. Фактическое наличие подобранных товаров, материалов и тары проверяется путем обязательного и полного пересчета, перемеривания и перевешивания при обязательном участии материально ответственных лиц. Вес (или объем) навалочных материалов определяется на основании технических расчетов, о чем в описи делается соответствующая отметка.

Запрещается вносить в «паспорта-ярлыки», а в последующем и в опись данные об остатках ценностей без их фактического пересчета, перемеривания и перевешивания. Данные «паспортов-ярлыков» записываются в контрольную ведомость установленной формы. После проверки «паспорта-ярлыки» подписывают все члены комиссии. Контрольная ведомость должна находиться у председателя комиссии.

В розничных торговых предприятиях все нераспакованные товары, находящиеся в таре (ящиках, кипах, бочках), как правило, должны быть распакованы и проверены как по количеству, так и по качеству.

Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (бочек, ящиков, кип) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выбор в тех случаях, когда распаковка товаров может вызвать понижение его качества или упакованный товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, указанными в спецификациях или маркировке, то инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку наличия этих ценностей.

Нельзя заносить в опись инвентаризации общую сумму стоимости товаров по спецификации. Каждое наименование товара, его количество, сорт, цена должны быть записаны в опись отдельно.

Инвентаризационные описи составляются в трех экземплярах, причем два из них заполняет член комиссии под копирку и один  материально ответственные лица. Если есть фактурная машина, все три экземпляра печатаются одновременно. При смене материально ответственных лиц составляется еще один экземпляр описи, заполняемый лицами, вновь принимающими ценности.

Описи составляются по Типовым формам, утвержденным Министерством торговли России. В них подробно указывается полное наименование товара (материалов, тары), их номенклатурные (порядковые по прейскуранту) номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, количество (счетом, весом, мерой), а также цена.

Каждое материально ответственное лицо (бригада материально ответственных лиц) составляет отдельную опись.

Если у одного материально ответственного лица (бригады) товары (материалы, тара) хранятся в разных территориально обособленных друг от друга помещениях, описи составляются по каждому месту хранения ценностей в отдельности.

В процессе заполнения описей необходимо взаимно сверять каждую страницу описи, и, если при этом обнаружатся расхождения, нужно немедленно проверить ценности, по которым получились расхождения. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество всех ценностей в натуральных показателях. Например, на странице описи значится:

1. Провод электрический 119,5 м.

2. Лампочки электрические 40 шт.

В данном случае количество всех товаров в натуральных показателях составит 159,5 единицы.

После взаимной сверки каждую страницу описи фактических остатков ценностей подписывают все члены комиссии. В конце описи на последней странице инвентаризационная комиссия записывает указанные данные отдельно по последней странице и,  кроме того, в целом по всей описи.

При бригадной материальной ответственности после взаимной сверки записей каждую страницу описи фактических остатков подписывают председатель комиссии, бригадир, его заместитель и счетный работник. Последнюю страницу всей описи подписывают кроме указанных лиц все члены бригады, участвовавшие в снятии остатков.

Председатель инвентаризационной комиссии должен вести контрольную запись проверенных ценностей, указывая номера по порядку, количество и цену, и на основании ее контролировать записи в инвентаризационных описях.

Контрольная ведомость ведется по следующей форме.

При составлении описей от руки следует вести записи химическим карандашом без помарок и подчисток. При обнаружении ошибок на всех экземплярах зачеркивают неправильные данные и надписывают рядом правильные. Исправления должны быть оговорены за подписями всех членов комиссии. Порядок внесения исправлений и оговорок об исправлении распространяется также на описи, изготовленные на фактурной машине.

Товары устаревших фасонов и моделей, а также частично потерявшие свое качество, не включаются в основную опись снятия остатков; на них составляется отдельная опись. На товары и другие ценности, пришедшие в полную негодность, составляется акт установленной формы, в котором указываются причины порчи ценностей и лица, виновные в этом. Эти товары также не включаются в опись фактических остатков.

Для определения розничных цен на товары с утерянными ярлыками составляются отдельные описи.

Товары (материалы, тара), поступающие в торговое предприятие во время снятия остатков, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. На эти товары составляется отдельная опись под наименованием «Товары, поступившие во время инвентаризации».

Товары, проданные и оплаченные покупателями, если они списаны по товарному отчету, но до начала инвентаризации не вывезены, также подлежат инвентаризации и записываются в отдельную опись под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями».

Товары, подготовленные к отправке, но не оплаченные покупателями и не вывезенные до инвентаризации, при проверке включаются в общую инвентаризационную опись как собственные товары. В этих случаях они должны быть распакованы и записаны с натуры, а не по сопроводительным документам.

Товары, принадлежащие другим предприятиям (организациям), и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризуются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями. На эти товары составляется отдельная опись.

В случаях, когда материально ответственные лица, а при бригадной ответственности члены бригады обнаружат после инвентаризации ошибки в описях фактических остатков, они должны немедленно до открытия предприятия заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая обязана сразу же проверить такое заявление и внести необходимые исправления в инвентаризационные описи с соответствующими оговорками.

При проведении инвентаризации товаров инвентаризационная комиссия обязана проверить также состояние торговых и подсобных помещений, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, исправность запоров, наличие охраны, предупредительной сигнализации, средств пожаротушения и т. п., о чем в необходимых случаях составляется особый акт, подписываемый всеми членами комиссии.

На последней странице описи после подписи всех членов инвентаризационной комиссии материально ответственные лица дают подписку следующего содержания:

«Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, как по количеству, так и по весу и цене сняты комиссией в моем (нашем) личном присутствии с натуры правильно, пропусков ценностей нет, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем).

Ценности, перечисленные в описи, на сумму – прописью находятся на моем (нашем) хранении».

Подписи материально ответственных лиц.

Предварительные результаты инвентаризации инвентаризационная комиссия определяет, сличая суммы фактических остатков товаров и тары по описи с остатками, показанными в товарно-денежном отчете, составленном на дату инвентаризации. Окончательно определяет результаты инвентаризации бухгалтерия торгового предприятия после проверки правильности оформления инвентаризационных описей, правильности цен на товары, подсчета частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом и сопоставления с данными бухгалтерского учета об остатках ценностей, числящихся за материально ответственными лицами.

О результатах проверки ценностей составляется акт в двух экземплярах, который подписывают старший бухгалтер, председатель инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.




Опубликовано в: Управление в советской торговле